Δυο μήνες περίπου πριν ξεκινήσει το σεμινάριο πρέπει να φτιαχτεί η Πρόσκληση Ενδιαφέροντος, η οποία συνοδεύεται από την Αίτηση και εάν είναι δυνατόν και το Πρόγραμμα.
Στην Πρόσκληση θα πρέπει να δηλώνεται ο τόπος και οι χρόνοι του σεμιναρίου, καθώς και οι τρόποι επικοινωνίας με την ιδρυτική ομάδα. Να γίνει προσπάθεια να κυκλοφορήσει όσο γίνεται πιο ευρύτερα: να το μάθουν όσο γίνεται περισσότεροι.
Στην Αίτηση, εκτός από τα στοιχεία γράφονται και οι λόγοι για τους οποίους θέλει κάποιος να συμμετέχει στο σεμινάριο, που λειτουργεί ως ‘κοινωνικό συμβόλαιο’.
Ανάλογα με τις ανάγκες και τις δυνατότητες της η κάθε ομάδα διαμορφώνει την Πρόσκληση και το Πρόγραμμα. Στη Ν. Φιλαδέλφεια προηγήθηκε μια ενημερωτική εισήγηση. Το σεμινάριο της ΟΠΙ-ΠΕΙ (Πάντειο) ακολούθησε μετά την πρόσκληση, με πλήρες πρόγραμμα, ενώ στο Αγρίνιο, λόγω απόστασης, το πρόγραμμα ήταν διήμερο. Η Αίτηση παραμένει ίδια.
Κάποιος/α αναλαμβάνει το ρόλο του Συντονιστή, συγκεντρώνει τις αιτήσεις και με τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις φτιάχνει ένα google group, για την απευθείας επικοινωνία των μελών της ομάδας, πριν την έναρξη ή στη διάρκεια του σεμιναρίου.
Μερικές φορές δεν είναι εύκολο να έχουμε έτοιμο το Πρόγραμμα και να το προωθήσουμε ταυτόχρονα με την Πρόσκληση και την Αίτηση. Δεν πειράζει. Αρκεί να βρούμε τους κατάλληλους ανθρώπους. Εκτός από τα ‘μαθήματα’ που αφορούν την προφορική ιστορία είναι απαραίτητο ένα ‘μάθημα’ για την αρχιτεκτονική/ χωροταξία/ πολεοδομία στης περιοχής, όπως επίσης και κάποιο χρόνο για την εξάσκηση των εργαλείων.
Τέλος, θα θέλαμε να επισημάνουμε ότι το σεμινάριο είναι δωρεάν, γιατί κανείς δεν πληρώνει για να το παρακολουθήσει, αλλά και δεν είναι δωρεάν, γιατί όσοι το παρακολουθούν αναλαμβάνουν την υποχρέωση να κάνουν το λιγότερο μία συνέντευξη και να την καταθέσουν την ΟΠΙ. Δηλαδή το σεμινάριο γίνεται για να δημιουργηθεί μια ΟΠΙ που θα συγκεντρώνει προφορικές μαρτυρίες. Και το σωστό είναι η επισήμανση αυτή να γραφτεί στην Πρόσκληση, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να είναι ενήμεροι.
